Jak zadbać o porządek i organizację miejsca pracy? Najlepszym sposobem będzie wdrożenie systemu 5S. 5S to organizacja miejsc pracy, by były ergonomiczne, wygodne, dostosowane do operatorów, a praca odbywała się minimalnym nakładem sił, bezpieczne i wydajnie.

Miejsce pracy to przestrzeń, w jakiej spędzasz codziennie sporą ilość czasu. Jeśli chcesz podnieść efektywność i jakość swojej pracy, powinieneś zwrócić uwagę na odpowiednią organizację jego otoczenia. Pomocny w tym może być system 5S, który ułatwi Ci zachowanie bezpieczeństwa i ergonomii w przestrzeni Twojego miejsca pracy.

5S – czym jest?

5S to system zorganizowania stanowiska pracy w sposób, który promuje efektywny przepływ materiałów, płynność pracy, jakość, bezpieczeństwo oraz cały czas podtrzymuje i doskonali te standardy.

Nazwa 5S pochodzi od pierwszych liter japońskich słów opisujących kolejne kroki, których celem jest wprowadzenie zmian, a następnie ich utrzymanie.

1. SEIRI – selekcja,
2. SEITON – systematyka,
3. SEISO – sprzątanie,
4. SEIKESU – standaryzacja,
5. SHITSUKE – samodyscyplina.

KROK 1 – Selekcja (system 5S: SEIRI)

Na początek zadbamy o przestrzeń do pracy. Zastanów się: czego naprawdę potrzebujesz do wykonywania służbowych obowiązków? Z jakich przedmiotów i narzędzi korzystasz?

Na początek dokonujesz selekcji wszystkich rzeczy znajdujących się w przestrzeni twojego miejsca pracy. Oceniasz je pod względem ich przydatności do realizowanych przez Ciebie zadań na Twoim stanowisku. Co możesz w tym zakresie zrobić?

Przejrzyj rzeczy, które trzymasz na biurku i posortuj je na te, których potrzebujesz do pracy, oraz te, które na pewno Ci w niej nie pomogą. Laptop, myszka, telefon służbowy – co jeszcze jest Ci niezbędne? Może notes, kalkulator, długopis, słuchawki? Zapewne będzie to zaledwie kilka rzeczy. Resztę przedmiotów z których nie korzystasz schowaj do szuflady lub odstaw na półkę. Może to dobry moment, żeby wyrzucić ubiegłoroczne dekoracje albo pozbyć się starych i już nie potrzebnych druków?

KROK 2 – Systematyka (system 5S: SEITON)

Wiesz już, co zostaje na biurku – teraz znajdź miejsce dla każdego przedmiotu. Usystematyzuj ich przechowywanie.

Teraz masz do dyspozycji środowisko pracy pozbawione zbędnych przedmiotów i potencjalnych rozpraszaczy, które zostały usunięte w  pierwszym kroku. Pora zająć się rzeczami, które zostały. Rozmieść je w swojej przestrzeni pamiętając o ergonomii i bezpieczeństwie.

Wyznacz miejsce dla każdego przedmiotu, z którego korzystasz i konsekwentnie je tam przechowywaj. Naklej na biurko kolorowe karteczki z nazwami przedmiotów – w ten sposób oznaczysz ich wygodne położenie. Uwzględnij w swojej przestrzeni miejsce na coś do picia np. kubek z kawą. Pamiętaj – jeśli zrobisz to dobrze, już nie postawisz napoju w miejscu grożącym wylania go na służbowe urządzenia. Realizując ten krok w ten sposób, będziesz mógł codziennie przychodząc do pracy szybko sprawdzić, czy masz wszystko, czego potrzebujesz, aby zacząć dzień pracy. Zapewne od razu zauważysz, kiedy czegoś będzie brakowało. Gdy wyrobisz w sobie nawyk odkładania przedmiotów na swoje miejsce, możesz uznać karteczki za zbędne i je wyrzucić do kosza.

Pamiętaj o porządku na komputerze. Trzymasz pliki pojedynczo na pulpicie? Stwórz oddzielne foldery dla poszczególnych zadań i umieść tam dokumenty, które ich dotyczą. Podpisz foldery i przenieś je do odpowiedniej lokalizacji na pulpicie. To samo dotyczy otaczających Cię półek i szaf. Staraj się dokumenty, które używasz odpowiednio posegregować i skatalogować. Wkładaj je w teczki, segregatory, szuflady, na które potem nakleisz odpowiednie etykiety.

KROK 3 – Sprzątanie (system 5S: SEISO)

Teraz w dłonie szczotki, środki czystości i do dzieła. Czas na porządki!

Uporządkuj zasoby w komputerze. Posprzątaj biurko i przestrzeń dookoła niego.

Zapewne komputer jest Twoim głównym narzędziem pracy tak więc:
•  Uporządkuj pulpit Twojego komputera.
•  W przeglądarce dodaj do zakładek strony internetowe, które odwiedzasz najczęściej.
•  Utwórz skróty szczególnie użytecznych programów i umieść je tam, gdzie będziesz mieć je pod ręką np. na pulpicie lub pasku zadań.

Wyczyść ekran, klawiaturę i resztę sprzętu, którego używasz podczas pracy. Uporządkuj biurko i jego najbliższe otoczenie. Czysty urządzenia działają lepiej, natomiast uporządkowane otoczenie sprzyja skupieniu na pracy i dbaniu o jej dobrą organizację. Pamiętaj – powietrzem bez kurzu oddycha się i zdrowiej i przyjemniej.

Krok trzeci to również ustalenie zasad utrzymania czystości i porządku wokół Twojego  stanowiska pracy oraz cyklicznych przeglądów sprzętu występujących w Twoim obszarze.

KROK 4 – Standaryzacja (system 5S: SEIKESU)

Twoje stanowisko wygląda teraz tak, jak powinno. Ten krok podpowie Ci, co zrobić, aby utrzymać ten stan.

O ile trzy pierwsze kroki pozwalają na przygotowanie uporządkowanego i czystego środowiska pracy, o  tyle celem Standaryzacji jest utrzymanie wprowadzonych zmian.

Pora określić standardy, do których będziesz się odwoływać, dbając o porządek swojego miejsca pracy. Określ:
•  standard organizacji i przechowywania dokumentacji elektronicznej i papierowej;
•  standardowy wzór tworzenia nazw plików i folderów dla nowych projektów;
•  standardy cyklicznego porządkowania stanowiska.

Zrób zdjęcie swojego uporządkowanego i wzorcowego miejsca pracy. Niech będzie punktem odniesienia dla Twoich działań porządkowych na przyszłość.

KROK 5 – Samodyscyplina (system 5S: SHITSUKE)

Bardzo łatwo jest spocząć na laurach i w ciągu kilku dni powrócić do stanu braku organizacji i bałaganu. A przecież nie o to Ci chodziło.

Pamiętaj o samodyscyplinie! To klucz do sukcesu. Stosuj się do standardów, które udało Ci się wypracować. Niech staną się Twoim nawykiem.

Sprawdzaj się! Stwórz listę zadań do wykonania na koniec każdego dnia (np. umieszczenie rzeczy na swoje miejsce). Odrębna lista niech dotyczy rzeczy do zrobienia w poniedziałek – przed początkiem nowego tygodnia pracy, np. usunięcie z pulpitu nieużywanych plików z zeszłego tygodnia, wyczyszczenie monitora. To pomoże Ci utrzymać porządek i utrwalić dobre nawyki.

Nie zapomnij o porównaniu momentu z „teraz” do wzorowego porządku, który wcześniej udało Ci się uwiecznić na zdjęciu. Upewnij się, że po pracy Twoje stanowisko wróciło do takiego stanu.

5S za nami, ale to nie koniec

Podczas wdrażania systemu 5s zadania odnoszące się do poszczególnych kroków nachodzą na siebie. Na przykład – już podczas prac związanych z etapem „Selekcja” realizowane są działania związane z etapami „Sprzątanie” i „Systematyka”. Podczas kroku „Systematyca” zaczynasz realizować prace związane z krokiem „Standaryzacja”. Taka praktyka nie wpłynie na jakość wdrożenia.

System 5S usuwa niepotrzebne rzeczy z miejsca pracy (Selekcja), porządkuje i układa potrzebne rzeczy w wizualny sposób (Systematyka) oraz czyści miejsce pracy tak, aby każdy mógł odnaleźć to, czego potrzebuje bez szukania lub pobrudzenia się (Sprzątanie).