Szkolenia e-learningowe oferują wiele możliwości zaoszczędzenia pieniędzy w porównaniu z tradycyjnymi szkoleniami stacjonarnymi. Wiele firmy nieustannie szuka sposobów na wykorzystanie tej nowoczesnej metody kształcenia w szkoleniu swych pracowników. Firmy, chcą  zapewnić swoim pracownikom jak największą skuteczność, ale przy jak najniższych kosztach. 

Pandemia COVID-19, która otworzyła nowe horyzonty dla korporacyjnego e-learningu, stała się nieoczekiwanym wyzwaniem, ale także impulsem do zmian. Wiele firmy zaczęło wówczas interesować się tego typu kształceniem na długo przed 2020 rokiem. W 2014 roku był prawdziwy e-learningowy bum. Oferta szkoleń e-learningowych rosła. Jednak cały proces przyspieszył w ciągu ostatnich kilku lat.

Najważniejsze zalety e-learningu

Powszechność i popularność wykorzystania e-learningu w firmach wynika z jego wile niewątpliwych zalety. Oto najważniejsze:

1. Oszczędność czasu i kosztów oraz możliwość skalowania

Tradycyjne szkolenia są nie tylko dość czasochłonne, ale także dość kosztowne. Wynika to z faktu, że organizacja szkoleń lub kursów wymaga większego zaangażowania zasobów (nie tylko pieniężnych, ale i ludzkich). Ale czy przynosi to pożądane rezultaty? Nie zawsze. Według badań Harvard Business Review przeprowadzonych w 2019 r. aż 70% pracowników stwierdziło, że nie posiada umiejętności niezbędnych do wykonywania swojej pracy. W końcu wiele tradycyjnych szkoleń pracowników (np. korporacyjnych) jest często spontanicznych, nieregularnych i niekonsekwentnych — pracownicy szybko zapominają zdobytą wiedzę lub nie uczą się jej wcale ze względu na brak powtórzeń czy brak zastosowania wiedzy w praktyce.

Oznacza to, że czas pracowników i pieniądze firmy są wydawane niewystarczająco  efektywnie. Tak więc e-learning to coś zupełnie innego. Platforma e-learningowa pomaga firmie stworzyć przestrzeń do nauki i pracy ze stałym dostępem do niezbędnych informacji i dokumentów. Dobrym przykładem takiej przestrzeni jest Baza wiedzy oferowana przez LMS Collaborator — ukraińską firmę z 10-letnim doświadczeniem wdrażania LMS. Ten atrakcyjny system e-learningowy pozwala gromadzić i porządkować wiele danych dedykowanych różnym zespołom pracowników np. firmowe materiały (od księgi identyfikacji wizualnej firmy dla działu marketingu po szczegółowe instrukcje i wymagania dotyczące konkretnego stanowiska pracy itp.).

W jaki sposób e-learning w firmie pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze? To bardzo proste. Szkolenia firmowe są włączone w proces wykonywanej pracy, co oznacza, że pracownicy dzięki nim mogą zawsze sprawdzić potrzebne im informacje lub zaktualizować swoją wiedzę (np. procedurę postępowania ze zgłoszeniem reklamacyjnym klienta). W takim przypadku firma nie musi organizować dodatkowych szkoleń, wyjazdów czy konferencji. Co więcej, ułatwia to firmom skalowanie. Co to znaczy? To, że pracownicy szkoleni online mogą otrzymywać ofertę dopasowaną do ich potrzeb (np. dla konkretnego oddziału firm, dla grupy dziesięciu osób lub dla setki osób z kilku zespołów). Szkolenia może realizować wielu pracowników jednocześnie. Decyduje o tym firma.

Obrazek 1. Baza wiedzy na platformie LMS Collaborator.

2. Organizacja i systematyczność 

Jak wspomniano w pierwszym punkcie, jednym z głównych problemów tradycyjnych szkoleń jest brak systematyczności. Ze względu na częsty brak czasu i pieniędzy wiele szkoleń w tradycyjnej formie odbywa się znacznie rzadziej – co utrudnia pracę całej organizacji. E-learning oferuje nieco inne podejście – dużo bardziej zorganizowane i systematyczne. 

Dużo łatwiej od szkoleń tradycyjnych zorganizować jest webinarium, mini kurs lub nawet kompletne szkolenie e-learningowe. W ten sposób firma może zaangażować wszystkich swoich pracowników – dosłownie nie odrywając ich od komputera czy telefonu. Przykładem może być tutaj mikrolearning. Jest to jedna z metod dostępnych i łatwych do skonfigurowania na platformie e-learningowej (np. opartej na systemie  LMS Collaborator). Mikrolearning może mieć różną formę. Może odbywać się w postaci krótkiego filmu wideo, listy kontrolnej, a nawet materiału ilustrowanego lub infografiki, którą można przestudiować dosłownie w 15 minut.

W ten sposób pracownicy mogą uczyć się nowych informacji niemal każdego dnia lub powtarzać informacje, które już znają, co pomaga utrzymać ich wiedzę na bieżąco.

3. Automatyzacja i mobilność

Istnieje wiele narzędzi, które pomagają częściowo lub całkowicie zautomatyzować proces uczenia się. Platformy e-learningowe oparte o systemy LMS są jednym z nich. Taka platforma pomaga: testować i weryfikować zdobytą przez zatrudnionego wiedzę, analizować rozwój pracowników i całego zespołu, automatyzować proces oceny pracowników. Ponadto pomaga również dostosować formę języka i całego komunikatu do odbiorcy (słuchowo, wzrokowo lub słuchowo-wzrokowo), czy lokalizacji.

Ta ostatnia jest szczególnie przydatna i ważna dla firm, które mają wiele oddziałów lub pracowników pracujących zdalnie. Zautomatyzowany proces uczenia się za pomocą platformy edukacyjnej (LMS) pozwala pracownikom przebywać w różnych lokalizacjach i uczyć się w tym samym czasie. Ponadto e-learning pozwala na naukę przy użyciu różnych urządzeń.

W ten sposób e-learning w firmie pomaga stworzyć równe warunki dla pracowników stacjonarnych, jak i zdalnych. Zapewnia dostęp do niezbędnych informacji z dowolnego miejsca na świecie zarówno dla tych wykonujących obowiązki zawodowe w biurze, jak i osób pracujących mobilnie.

Co sprawia, że e-learning w firmie jest efektywny?

E-learning może być skuteczny dla wielu firm z wielu powodów, które wpływają na efektywność tego rodzaju kształcenia.

1. Zautomatyzowany onboarding

Szkolenie nowych pracowników to największe wyzwanie stojące przed firmami. Aby proces wdrażania przebiegał szybko i niezawodnie warto wykorzystać do tego sprawdzoną platformę edukacyjną. Portal e-leraninowy oparty o system LMS Collaborator umożliwia dostosowanie szkoleń do jednego standardu. Po zarejestrowaniu się w systemie nowym pracownikom automatycznie przypisywany jest program szkoleniowy. W miarę postępów nowo zatrudnionego pracownika i realizacji szkoleń w zaplanowanym programie kształcenia — wszystkie niezbędne materiały stają się dostępne. Następnie uczestnicy szkolenia przechodzą testy sprawdzające ich wiedzę, które weryfikują ich poziom i zrozumienie otrzymanych informacji. Krótko mówiąc, firmy są zwolnione z obowiązku wielokrotnego wyjaśniania zadań i obowiązków, jakie leżą po stronie pracowników (robi to za nich system). Tacy świeżo zatrudnieni mają wszystko na wyciągnięcie ręki i mogą swobodnie działać w organizacji.

Obrazek 2. Przedstawienie firmy. Wprowadzenie dla początkujących. Na podstawie platformy LMS Collaborator.

Wielu nowych pracowników na starcie wykonuje swoje obowiązki zdalnie w trybie tzw. home office – e-learningowe szkolenie jest dla nic najlepszym rozwiązaniem. Nowi zatrudnieni nie muszą nawet przychodzić do biura: mogą dowiedzieć się wszystkiego, czego potrzebują na szkoleniu online (od instrukcji postępowania i zasad panujących w organizacji, po zgodność z przepisami, a nawet identyfikację wizualną firmy). Z pomocą platform e-learningowych takich jak LMS Collaborator, onboarding pracowników może rozpocząć się od pierwszego dnia pracy (np. poprzez stworzenie listy kontrolnej lub uruchomienia kursu wprowadzającego w celu poznania firmy).

2. Nauczanie oparte na kompetencjach

W swoim badaniu Harvard Business Review podkreśla, że głównym powodem problemów z tradycyjnymi szkoleniami firmowymi jest to, że organizacje uczą swoich pracowników nieodpowiednich rzeczy. Aby szkolenie firmowe było skuteczne, musi rozwijać kompetencje. Jak to zrobić? Wszystko zaczyna się od oceny. Aby ja przeprowadzić, przedsiębiorstwo powinno operować odpowiednim systemem e-learningowym. Takim systemem jest LMS Collaborator. Ten LMS zawiera wszystkie niezbędne narzędzia analityczne do szczegółowej analizy wyników oceny pracowników (platforma pozwala na ich ocenę w skali 360, 180 i 90 stopni). System automatycznie gromadzi dane i generuje raporty dotyczące wyników samooceny pracownika, w tym: różnic między oceną a samooceną, a także analizą profilowej ocen według grup itp. Wszystko to razem pozwala kierownictwu zidentyfikować priorytetowe obszary rozwoju dla każdego pracownika, zgodnie z kluczowymi kompetencjami dla jego stanowiska.

Po wybraniu kluczowych kompetencji firma może sformułować cele szkoleniowe i określić metody, które najlepiej przyczynią się do poprawy. Mogą to być szkolenia, seminaria, webinaria, mentoring itp. W LMS Collaborator można tworzyć zadania webinarowe, stworzyć indywidualny plan rozwoju (można je wypełnić odpowiednimi zadaniami, testami, ankietami itp.) i przypisywać do nich konkretnych pracowników. Wszystko to pomoże Ci rozwijać umiejętności pracowników w ukierunkowany sposób, co prowadzi do lepszych wyników pracy.

3. Grywalizacja procesów

Najpopularniejszym obecnie trendem w szkoleniach dla pracowników firmy jest grywalizacja. Jest to zastosowanie podejścia opartego na zasadach gier w procesach niezwiązanych z grami. Zalety tego narzędzia obejmują zwiększone zaangażowanie w naukę, lepszą uwagę i zdolność przyswajania wiedzy. Szkolenie firmowe w formie zabawy pomagają pracownikom iwykonywać zadania spokojniej i z większym skupieniem, bez obawy o popełnienie błędu. 

Grywalizacja może być bardzo różna. Wiele zależy tutaj od systemu, na jakim postawiona jest platforma edukacyjna. Na przykład LMS Collaborator pozwala na tworzenie specjalnych odznak na platformie, które są przyznawane pracownikom za ukończenie poziomu lub blok szkolenia. Jest to rodzaj tablicy zaszczytów, nagród w formie specjalnych wyróżnień. Takie odznaki są przechowywane na profilu pracownika, podkreślając w ten sposób jego osiągnięcia. Dzięki platformie można je również przyznawać, zarówno ręcznie, jak i automatycznie.  

Ponadto platforma pozwala gromadzić punkty, organizować pojedynki między pracownikami, tworzyć quizy i testy, dzięki czemu szkolenia prowadzone przez firmę na platformie są bardziej interesujące, mniej nudne i utrzymują pracowników w dobrej formie.

Obrazek 3. Odznaki jako element grywalizacji i metoda motywacji niematerialnej. Na podstawie LMS Collaborator.

E-learning w firmie – wnioski:

• E-learning oszczędza pieniądze i czas firmy, ponieważ pozwala stworzyć przestrzeń do nauki i pracy ze stałym dostępem, w przeciwieństwie do nieregularnych i krótkotrwałych szkoleń tradycyjnych;
• Możliwość organizowania szkoleń na różnych urządzeniach (laptop, telefon, tablet) przyczynia się do ich systematyczności wśród uczestników;
• Dzięki podejściu e-learningowemu pracownicy zdalni mogą być zaangażowani w szkolenia firmowe. Pozwala to również na zautomatyzowaną ocenę, generowanie raportów i dostosowanie do potrzeb pracownika;
• E-learning w firmie jest skuteczny dzięki zautomatyzowanemu onboardingowi, nauce opartej na kompetencjach i grywalizacji procesów;
• Systemy e-learningowe (np. LMS Collaborator) pozwalają na kompleksowe podejście do nauki zdalnej: od onboardingu po ocenę pracowników, tworzenie indywidualnych planów rozwoju, raportowanie itp.