Nowe technologie niewątpliwie ułatwiają nam życie. Pozwalają dzielić pracę, przypisywać zadania, szybko podejmować decyzje. Ułatwiają przepływ informacji i ich archiwizację, a także łączyć w zespoły ludzi, którzy w tradycyjnych warunkach nie mogliby się spotkać (tzw. praca w trybie home office). Mają jednak swoje ograniczenia – jakie?

Technologia sama w sobie nie poprowadzi nas do celu; wszystko zależy od ludzi, którzy jej używają. I tak – w komunikacji zdalnej często zdarzają się nieporozumienia związane z nieostrością stosowanych pojęć, nadmierną koncentracją na użyciu narzędzi, a nie na wykonaniu pracy. Czasowe i geograficzne oddalenie współpracowników może również wpływać na spadek ich motywacji; zdarza się też, że technologia zawodzi lub nie spełnia naszych oczekiwań. Jednakże ograniczenia te możemy przezwyciężyć, pamiętając o tym, że zdalna współpraca to przede wszystkim inni ludzie, a nie wyrafinowane narzędzia informatyczne.

Home office – rodzaje współpracy zdalnej

Korzystając z technologii informatycznej możliwa jest zdalna współpraca zespołu wspierana komputerowo. Taki sposób współpracy nosi nazwę „computer supported collaboration”  i jest podstawą pracy w trybie home office. Wyróżniamy dwa typy takiej interakcji między współpracownikami:

Interakcje zdalne (synchroniczne) to przede wszystkim wykorzystanie systemów informatycznych do nieustrukturyzowanej komunikacji – mogą to być zarówno konferencje audio i/lub video, komunikatory (instant messaging), systemy pozwalające na jednoczesną pracę na dokumentach itp.

Interakcje zdalne (asynchroniczne), oprócz komunikacji, mają również niezbędny element koordynacji – aby informacje nie przepadały, konieczne jest zapisywanie i archiwizowanie zdarzeń, prac, wiadomości w ustrukturyzowanej formie (a więc najczęściej w formie pisemnej). Służą do tego w najbardziej podstawowej formie e-maile, a w bardziej zaawansowanej – systemy do zarządzania projektami, które zawierają nie tylko miejsce na wspólną pracę na plikach wraz z zapisem dokonanych zmian, ale też fora, kalendarze, system przypisywania zadań, śledzenie postępów…

Home Office – zasady współpracy zdalnej

Żeby móc porozumiewać się skutecznie, warto zawczasu ustalić zasady komunikacji i pracy zdalnej. Podstawową zasadą jest ustalenie celów pracy, i ogólnych, i szczegółowych. Równie oczywiste jest jasne podzielenie zadań i ustalenie terminów realizacji. Są to ramy organizacyjne, w których będziemy się poruszać. Tak samo ważne są jednak reguły komunikacyjne, bez których nawet najlepiej zaplanowana praca może skończyć się fiaskiem.

1. Pisz ze swojej perspektywy – unikaj uogólnień

Po pierwsze, komunikując się ze sobą na odległość, warto przyjąć zasadę, że mówimy ze swojej (i tylko swojej) perspektywy. Udzielając wskazówek, sugerując zmiany, przekazując informacje zwrotne musimy pamiętać, że większość z nas przywiązuje się do efektów swojej pracy i nawet jeśli widzimy ich niedoskonałość, nie lubimy, by nam wytykano błędy. Dużo lepiej przyjmujemy komunikaty zsubiektywizowane („Moim zdaniem”, „Sądzę, że”, „Zrobiłabym to tak…”) niż mające charakter uogólniający („Wszyscy wiemy, że…”, „To oczywiste, że należy zrobić to tak…”, „Tu znajduje się błąd”). Jest to szczególnie istotne, gdy porozumiewamy się pisemnie – pamiętamy z poprzednich lekcji, że odbiorca z reguły dopisze do naszej wypowiedzi nieprzyjazną intencję. Oczywiście w gronie wypróbowanych współpracowników wolno więcej i więcej też zostanie wybaczone; nie zapominajmy jednak, żeby traktować innych tak, jak chcielibyśmy, by oni traktowali nas…

2. Swoje uwagi formułuj uważnie – dbaj o ich konstruktywność

Autorytarny ton, niekonstruktywna krytyka, ośmieszanie, poprawianie najdrobniejszych detali to główne grzechy w komunikacji synchronicznej. Nie inaczej jest w komunikacji zdalnej – a wręcz są to grzechy cięższe, bo… udokumentowane.

3. Przeczytaj wysyłaną wiadomość jeszcze raz – zwłaszcza gdy jest kierowana do dużego grona odbiorców

Nieprzemyślany mail wysłany do wszystkich współpracowników, post na forum wewnętrznym, komentarz w dokumencie współdzielonym – wszystko są to formy trwałe, a więc dostępne tak długo, aż ktoś ich (miłosiernie) nie skasuje. Tak utrwalone słowa zostają z nami na długo i wiele osób ma do nich dostęp. Często nie ułatwia to porozumienia, warto więc być pewnym, że nasza wypowiedź jest wolna od grzechów, zanim wciśniemy przycisk „Wyślij.

4. Szanuj czas współpracowników – pisz zwięźle

Paradoksalnie, zwięzłe zapisanie myśli jest bardziej czasochłonne niż pisanie, co tylko wpadnie do głowy. Trud włożony w klarowne wyłożenie swojej opinii opłaci się jednak podwójnie. Po pierwsze, nasz odbiorca nie będzie musiał godzinami dociekać, co mieliśmy na myśli i wyławiać co ważniejszych zdań z potoku słów, a więc to, co dla nas najistotniejsze zostanie dostrzeżone od razu (będziemy skuteczni). Po drugie, będziemy lepiej postrzegani – bo przegadane, kwieciste elaboraty w codziennej współpracy są męczące i prędzej czy później spowodują, że nasz wizerunek ucierpi, a nasze komunikaty będą lekceważone.

5. Uwzględniaj różnice doświadczeń i różnice kulturowe w komunikacji

Można niewątpliwie stwierdzić, że style komunikacyjne charakterystyczne dla danej kultury są często bardzo zróżnicowane. Aby skutecznie porozumiewać się z członkami innych kultur, musimy być w stanie rozpoznawać te zachowania, które są postrzegane jako pozytywne oraz negatywne. Tylko wtedy jesteśmy w stanie dostosować naszą komunikację, tak aby była zgodna z obowiązującymi w danym kraju normami i regułami.

6. Pisz jednoznacznie – nie zostawiaj miejsca na dowolną interpretację twoich intencji

Obowiązkiem każdej z komunikujących się stron jest dbałość o jakość przekazywanej informacji. Również o to by komunikaty do współpracowników były jednoznaczne i pozostawały w fazie domysłów.

Narzędzia będą wspomagały trzymanie się tych zasad, ale ich nie zastąpią. W sytuacji komunikacji zapośredniczonej,  gdy z rzadka mamy możliwość weryfikowania bezpośrednio naszych odczuć i wrażeń, szczególnie ważne jest pamiętanie o tym, ze ludzie bardzo różnią się między sobą (są mniej lub bardziej kontaktowi, mniej lub bardziej asertywni); przynoszą ze sobą również zwyczaje powstałe na bazie doświadczeń gromadzonych gdzie indziej lub panujące w innej niż nasza kulturze. Warto zawsze założyć, że nawyki związane ze współpracą i komunikacją w pracy home office – każdy ma inne i że wymaga to czasami wyrozumiałości i dużego kredytu zaufania. Czasami słowo pisane, które często będzie dla nas jedynym przekaźnikiem wizerunku, będzie inaczej używane przez różne osoby (socjolekty).