Rozwój nowoczesnych technologii informatycznych i globalizacja gospodarek powodują odchodzenie od tradycyjnego modelu zatrudnienia w stronę elastycznych form pracy. Takie możliwości daje przede wszystkim praca zdalna. Trend ten wymuszony jest nie tylko rozwojem nowoczesnych form zarządzania i organizacji przedsiębiorstw, ale też dynamiką rynku pracy.

Rozwój nowych technologii sprawił, że aktywność podejmowana przez nas w pracy, przenosi się coraz częściej do internetowej sieci. Narzędzia, udostępnione nam w przez Internet, umożliwiły uczestniczenie w wirtualnych e-szkoleniach (np. e-learning) oraz tworzenie projektów online. Również forma zatrudnienia pracownika i sposób wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych powoli ewoluuje.

Współczesny rynek pracy coraz częściej i chętniej oferuje pracę zdalną. Praca zdalna co to znaczy? Czy ta forma wykonywania obowiązków służbowych jest jednoznaczna z pracą online? A może to również telepraca?

Praca zdalna co to znaczy?

We współczesnym świecie nowoczesna firma to taka, która dynamicznie odpowiada na potrzeby rynku. Funkcjonowanie człowieka wiąże się z umiejętnością podejmowania pracy z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. Realizacja zadań i zobowiązań służbowych przy użyciu technologii stanowi fundament pracy zdalnej.

Niewątpliwie jednym z czynników, który utrudnia ustalenie jednolitości definicyjnej omawianego zagadnienia jest dynamiczny rozwój pracy zdalnej, w związku z czym trudno uchwycić jej istotę, gdyż co rusz pojawiają się w niej nowe elementy.

W 1995 roku (Raport R. Blanpaina) praca zdalna została określona  jako „praca wykonywana na rzecz pracodawcy lub klienta, głównie w miejscu innym niż tradycyjne miejsce pracy z wykorzystaniem technik informacyjnych”.  Natomiast w 2007 roku (S. Ciupa  „Monitor Prawa Pracy”) zdefiniowano ją jako „nową formę organizacji i wykonywania pracy, w której charakter, miejsce i czas pracy, sposób i warunki jej wykonywania, porządek i organizacja mogą być kształtowane poprzez zastosowanie zaawansowanych technologii informatyczno-komunikacyjnych.

Można zatem przyjąć, iż pojęcie pracy zdalnej nie dotyczy tyle charakteru pracy, co jej miejsca wykonywania. Innym ważnym elementem jest tutaj wykorzystywanie nowoczesnych technologii i urządzeń do komunikowania się, co pozwala stworzyć nową przestrzeń dla relacji między pracownikami a pracodawcami.

Polskie prawo definiuje telepracę w artykule 675 Kodeksu pracy, gdzie zapisano: „Praca zdalna – wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca)”

Z kolei Komisja Europejska pracę zdalną definiuje jako metodę organizowania, jak i wykonywania pracy, gdzie pracownik pracuje poza zatrudniającą go firmą przez pewną część swojego czasu pracy, tym samym dostarczając do pracodawcy wyniki (tzw. rezultaty) pracy przy użyciu technologii informacyjnych, a także technologii przekazywania danych, zwłaszcza Internetu. Definicja KE zwraca uwagę na aspekt organizacyjny pracy zdalnej, ponadto wskazuje na fakt, iż pracownik wykonuje swoje obowiązki poza miejscem pracy. Skupiając wszystkie elementy cytowanych opisów omawianego terminu definiuje „Co znaczy praca zdalna?” – proponowana definicja:

Pracą zdalna – (praca na odległość, praca online, praca elastyczna, praca mobilna, telepraca czy e-praca) należy rozumieć jako formę organizacji pracy funkcjonującą zgodnie z zasadami przedsiębiorstwa, którego pracownicy nie świadczą pracy bezpośrednio w siedzibie (oddziale, filii, jednostce) pracodawcy, a za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (komputera, telefonu, Internetu).

Mimo rozproszenia, działają jednak zgodnie z regułami określonymi przez pracodawcę. W firmie obowiązuje ustalony schemat organizacyjny. W modelu organizacyjnym są ustalone relacje przełożony – pracownik i pracownicy pracujący w zespole.

Wady i zalety pracy zdalnej?

Praca zdalna jest formą organizacji pracy posiadającej wiele zalet i wad. Różnią się one z perspektywy pracownika i pracodawcy.

Zalety pracy zdalnej od strony pracodawcy:

• Niższe koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Redukcja kosztów: korzystania z nieruchomości i zagwarantowania pracownikowi miejsce pracy – odrębne biurko wyposażone w komputer (część pracowników pracuje poza biurem/inni mają urlop lub są na zwolnieniu lekarskim – pracodawca płaci za puste stanowisko pracy). Zmniejszenie kosztów umeblowania i wyposażenia biurowego oraz oszczędność powierzchni biurowej, wyposażenia i zużycia materiałów biurowych.
• Niższe koszty pracownicze przedsiębiorstwa. Ograniczenie kosztów związanych z adaptacją pracowników i szkoleniami oraz możliwość zatrudniania pracowników z terenów o niższym poziomie płac. Ponadto redukcja kosztów zatrudnienia osób sprzątających i ochrony.
• Mniej nadgodzin – pracownicy zdalni rzadziej biorą cały dzień zwolnienia.
• Zmniejszenie rotacji pracowników. Większość pracowników preferuje zdalną formę pracy.
• Elastyczność pracy zdalnej. Ta forma pracy pozwala na powiększenie personelu bez żadnych zmian w organizacji powierzchni biurowych.

Wady pracy zdalnej od strony pracodawcy:

• Wysokie koszty na start. Bardzo dużych wydatków poniesionych w krótkim czasie wynikają z kosztów związanych z zakupem sprzętu, oprogramowania oraz opłaty za wykorzystanie łączy telekomunikacyjnych.
• Trudność w motywowaniu. Brak pełnego kontrolowania, co może przekładać się na mniejszy poziom efektywności. W sytuacji, kiedy rzadko widuje się pracownika, trudno stworzyć poczucie głównego celu firmy. Dlatego też jedyną formą motywacji staje się motywacja finansowa.
• Ochrona danych podczas wykonywania pracy zdalnej. Informacje dotyczące działalności przedsiębiorstwa nie zostają wewnątrz firmy, ale są przesłane do domu pracownika i z powrotem. W związku z tym pojawia się ryzyko przecieku informacji podczas procesu komunikowania i dostania się ich w ręce konkurencji lub osób niepożądanych.
• Problemy z rozliczaniem efektywnego czasu pracy. W tym celu pracownika rozlicza się zazwyczaj z efektów ich pracy, a nie czasu poświęconego na jej wykonanie. Niestety, ta forma rozliczenia pracownika nie zawsze znajduje zastosowanie.
• Brak wypracowania normy, która może wpływać na dłuższą realizację wyznaczonych celów;
• Prowadzenie prywatnych rozmów na koszt pracodawcy, co może podnosić koszty zatrudnienia takiego pracownika;
• Brak chęci do pracy i opieszałość, które również obniża potencjał pracowniczy i poziom jego efektywności;

Zalety pracy zdalnej od strony pracownika

• Oszczędność czasu związana z przygotowaniem się i przemieszczeniem do miejsca spotkania z zespołem.
• Dowolność miejsca wykonywania pracy.
• Dowolność czasu realizacji zadania (zadania jednak powinny być ukończone w terminie).
• Większe poczucie satysfakcji zawodowej, bardziej uczciwe zasady oceny pracownika (nie liczy się jego wygląd, układy koleżeńskie w pracy, styl pracy, tylko efekty działania).
• Globalne możliwości rozwoju, pozyskiwania nowych pracodawców lub zleceniodawców.
• Uniknięcie negatywnych aspektów kultury korporacyjnej, m.in. „wyścigu szczurów”.
• Komfort psychiczny, spokojną atmosferę, brak ciągłego nadzoru.
• Bardziej efektywną pracę pod warunkiem dobrej organizacji i dyscypliny.

Wady pracy zdalnej od strony pracownika

• Brak realnej integracji z innymi członkami zespołu.
• Trudności w oddzieleniu pracy od wypoczynku – w domu jest wiele rzeczy, które mogą rozpraszać – ta zmiana stylu życia jest często przywoływana jako największa wada pracy zdalnej, gdyż u części „zdalnych” pracowników zaciera się różnica pomiędzy pracą i życiem rodzinnym.
• Asynchroniczna komunikacja (czasem zbyt długie oczekiwanie na odpowiedź).
• Izolacja i poczucie samotności pracownika pracującego zdanie. Brak kontaktu z zespołem, tradycyjnych rozmów przy kawie u niektórych osób wywołuje niekorzystne reakcje psychiczne. Tacy pracownicy mogą mieć poczucie pozostawienia ich samym sobie, braku wsparcia lub odizolowania go od zespołu.
• Mniejsza możliwość awansu. Wiele osób pracujących zdalnie – będąc poza biurem, nie może wykazać się osiągnięciami, nie są zauważani lub nie mają możliwości wywierania wpływu na innych (przynajmniej w takim stopniu,  jaki byłby możliwy podczas pracy w tradycyjnym biurze).
• Stres w rodzinie – praca w domu może wzmagać stres lub zakłócać życie rodzinne.
• Stagnacja, która wynika z braku poczucia przynależności do firmy.

Coraz więcej pracowników deklaruje, że chce pracować z domu. Popularność wykonywania pracy zdalnej, rozwijania się w Internecie, a także prowadzenia spotkań online, z roku na rok wzrasta. W Polsce taką formę pracy może wybrać co trzecia osoba pracująca (Kantar TNS oraz Remote-how: Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników, 2018).

Jaka będzie przyszłość? Z dużym prawdopodobieństwem, tam gdzie praca zdalna sprawdza się, firmy będą łączyć pracę z domu i biura, wprowadzając model hybrydowy. Ma to sens społeczny – ważne jest, by pracownicy doświadczali pracy zespołowej i bycia częścią grupy – ale i sens zdrowotny – izolacja nie sprzyja zdrowiu psychicznemu.