Firma, która planuje wdrożyć nauczanie zdalne (e-learning), musi się do tego przygotować. Jednymi z kluczowych elementów decydujących o powodzeniu realizacji projektu wdrożenia e-learningu jest wybór dostawcy systemu.  Ma to bardzo istotne znaczenie.

Często zdarza się, że dostawca wybierany jest przez organizację w pośpiechu, bez dokonania analizy rynku i oferowanych rozwiązań. Aby właściwie wybrać dostawcę, firma powinna przeprowadzić analizę potrzeb oraz ocenę produktów i usług oferowanych przez dostawcę.

Wewnętrzną analizę potrzeb, która odnosi się do ustalenia/oszacowania powinna obejmować:
1. Ogólne kwestie:
• celów wdrożenia e-learningu w danej organizacji
• oczekiwanych rezultatów wdrożenia
• zakresu osób/działów/pionów objętych wdrożeniem
• skali oraz zakresu czasu projektu,
• budżetu wdrożenia.
2. Szczegółowe kwestie:
• narzędzi/zbiór narzędzi, jakie organizacja chce wdrożyć,
• funkcjonalności, których realizacji organizacja oczekuje w wyniku wdrożenia wyselekcjonowanych narzędzi np. platformy e-learningowej,
• ścieżki kolejności wdrożenia wybranych narzędzi/grup narzędzi,
• ścieżki kolejności wdrożenia wybranych funkcjonalności.

Oceny merytorycznej produktów i usług oferowanych przez dostawców najlepiej dokonać samodzielnie poprzez porównanie ofert poszczególnych dostawców według określonych kryteriów.

Dopiero takie przygotowanie merytoryczne pozwoli na wybór odpowiedniego dostawcy i zapewni optymalną decyzję w stosunku do potrzeb organizacji (zarówno w wymiarze ekonomicznym, jak i funkcjonalnym).

Nauczanie zdalne – wybór dostawcy systemu

Nauczanie zdalne wymaga systemu, który dostarcza dostawca – firma lub agencja specjalizująca się w wdrożeniu e-learningu. Najczęściej jej wybór rozpoczyna się (w zależności od organizacji) w dwóch momentach – równolegle z wdrożeniem systemu e-learningu lub już po wdrożeniu systemu do nauczania zdalnego.

Wybór dostawcy w trakcie wdrażania systemu e-learningowego najczęściej jest związany z określeniem przez firmę konkretnych potrzeb edukacyjnych już na etapie wdrożenia lub z decyzją o podjęciu współpracy z jednym kompleksowym realizatorem.

Z kolei firmy decydujące się na wybór dostawcy systemu po wdrożeniu systemu e-lerningowego najczęściej najpierw chcą wdrożyć samo rozwiązanie i przetestować je na jednym czy dwóch pilotażowych szkoleniach. Dopiero później (po wynikach pilotażu) decydują się na szczegółową analizę potrzeb szkoleniowych i wybór dostawcy.

Niezależnie od momentu, w którym firma decyduje się na wybór dostawcy rozwiązań e-learningowych, zawsze przed rozpoczęciem takiego procesu warto samodzielnie przeanalizować ofertę rynku.

Praktyczne porady dotyczące analizy oferty rynku dostawców platform i rozwiązań pozwalających na nauczanie zdalne można wymienić w punktach:
1. Przejrzyj strony www dostawców e-learningu
2. Zrób listę dostawców szkoleń zdalnych do potencjalnej współpracy.
3. Poproś o wersje demonstracyjne różnych typów szkoleń oferowanych przez potencjalnych dostawców.
4. Porównaj doświadczenia dostawców.
5. Porównaj typy realizowanych przez nich projektów.
6. Zbadaj podane przez dostawców referencje.

Nauczanie zdalne – sposób prowadzenia projektu wdrożenia

W procesie wdrożenia e-learningu w organizacji można wyodrębnić wiele czynności i procesów, które często przebiegają równolegle. Na efektywność projektu e-learningowego znaczący wpływ ma zatem wcześniejsze określenie sposobu jego prowadzenia i realizowania. Taka sytuacja wymaga zastosowania harmonogramu i wykorzystania metodyki zarządzania projektem.

Niestety w praktyce niewiele firm wykonuje projekty e-learning zgodnie z ogólnie przyjętymi metodykami zarządzania projektami. Taka sytuacja ma dwie przyczyny. Po pierwsze, projekty mające na celu wdrożyć nauczanie zdalne najczęściej są niewielkie. Po drugie, często zarządzanie projektem pozostaje po stronie dostawcy.

Aby zwiększyć szanse na pomyślne zrealizowanie projektu e-learningowego, firmy realizujące takie projekty powinny pamiętać o:
• wyznaczeniu celów i odpowiedzialności w projekcie,
• określeniu harmonogramu projektu,
• ustaleniu metody monitorowania statusu projektu,
• zdefiniowaniu kamieni milowych i obszarów zagrożeń,
• planowaniu reakcji na ryzyko.

Nauczanie zdalne to inwestycja, a wdrożenie systemu e-learning jest procesem długotrwałym. Horyzont czasowy takiego przedsięwzięcia obejmuje od kilku tygodni do kilku miesięcy (w zależności od funkcjonalności, które wdraża organizacja, oraz od wyboru platformy e-learning). Aby realizacja projektu była efektywna i sprawna, warto wcześniej ustalić harmonogram działań.

Opracowując plan projektu e-learning w czasie, warto wziąć pod uwagę samą wizje „jak ma wyglądać nauczanie zdalne w organizacji?”. Czyli warto ustalić kilka kwestii:
– ilość oraz poziom trudności poszczególnych funkcjonalności,
– liczbę szkoleń e-learningowych określonych przez organizację do realizacji,
– zawartość merytoryczną oraz poziom multimedialny ,
– zakres pracowników objętych wdrożeniem szkoleń e-learningowych,
– poziom doświadczeń organizacji związanym z nauczaniem zdalnym,
– poziom kompetencji i nastawienia pracowników do formy kształcenia jaką jest e-learning,
– poziom infrastruktury technicznej przedsiębiorstwa.

Jedną z największych barier efektywnego wdrożenia e-learningu w przedsiębiorstwie są obawy ludzi przed zmianami. Dlatego, aby wprowadzenie nowej formy szkoleń powiodło się, a pracownicy i przyszli klienci firmy chętnie z nich korzystali, należy ustalić, w jaki sposób zachęcić ich do kształcenia na odległość.

Komunikacja, promocji oraz marketing w e-learningu powinny być prowadzone już na etapie wdrażania systemu w formie e-learning, a także cyklicznie przez cały czas korzystania z systemu. Regularne i właściwe stosowanie tych narzędzi zmienia i kierunkuje postrzeganie e-learningu w firmie.

Pamiętaj o tym, że wszystkie podjęte działania powinny uwydatniać i akcentować korzyści wynikające z kształcenia na odległość dla pracownika i klientów firmy.