Google Workspace to przekształcona wersja dawniejszego G Suite. W wyniku rozwoju G Suite powstała, nowsza, bardziej zintegrowana platforma obejmująca narzędzia do komunikacji i współpracy – Google Workspace. Oferowany przez Google pakiet obejmuje zestaw takich narzędzi: Gmail, Kalendarz, Meet, Chat, Dysk, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze, Witryny i wiele innych usług.

Wiele polskich firm wciąż nie jest przygotowanych na efektywną pracę zdalną. Często wynika to z przywiązania do tradycyjnego modelu w którym dostęp do najistotniejszych danych i kluczowego oprogramowania służbowego wykorzystywanego w codziennej pracy był możliwy wyłącznie z biura po zalogowaniu się na swoje konto komputera podłączonego do firmowej sieci. Obecnie dostępne w Internecie rozwiązania chmurowe całkowicie zmieniają ten sposób funkcjonowania firmy. Dają szanse wykonywanie zawodowych obowiązków z dowolnego miejsca i sprzętu z dostępem do internetowej sieci – jednocześnie ułatwiają kontakt i współpracę między pracownikami oraz przyspieszają wiele służbowych procesów wewnątrz firmy.

Google Workspace (kiedyś G Suite) – co to jest?

Google Workspace to zintegrowany pakiet bezpiecznych, działających w chmurze aplikacji i narzędzi online mających za zadanie polepszenie współpracy i zwiększania produktywności osób pracujących w grupie. Dzięki ścisłej integracja wszystkich narzędzi – pakiet ten podnosi efektywność wykorzystania każdego z nich zarówno przez użytkowników pracujących samodzielnie, jak i w ramach zespołów lub całej firmy.

Działający na zasadzie subskrypcji dawniej pod nazwą G Suite – w codziennej pracy stosowany jest przez ponad 5 mln organizacji na całym świecie.

Główne aplikacje Google Workspace

• Gmail – spersonalizowany, bezpieczna skrzynka e-mailowa dający możliwość przesyłania i odbierania wiadomości e-mail. Zarejestrowany użytkownik ma możliwość wyszukiwania wiadomości, dostosowania i porządkowania skrzynki do swoich potrzeb. Ponadto w ramach posiadanego konta internauta ma dostęp do wirtualnego czatu i spotkań wideo.

• Dysk – miejsce w chmurze Google pozwala przechowywać dowolne pliki, korzystać z nich w każdej chwili i miejscu – na komputerze lub urządzeniu mobilnym oraz zarządzać sposobem ich udostępniania innym użytkownikom. Warto dodać, że pliki dostępne na dysku mogą być wyświetlane na dowolnym urządzeniu, w różnych formatach bez konieczności kupowania dodatkowego oprogramowania.

Oprócz własnego dysku każdy użytkownik ma dostęp do ogólnych dysków współdzielonych zarządzanych przez wszystkie osoby w danym zespole lub całej organizacji.

• Google Meet – zapewnia możliwość komunikowania się w formie wideo zarówno z osobami ze swojej organizacji jak i spoza niej. Narzędzie może być wykorzystywane w codziennej pracy do spotkań z zespołami międzynarodowymi, zdalnych rozmów kwalifikacyjnych, szkoleń przez Internet i wielu innych działań online.

Pomocną funkcjonalnością podczas spotkania na meet jest możliwość udostępniania jego uczestnikom widok swojego ekranu. Ponadto każdy z osób biorących udział w spotkaniu ma możliwość „wrzucania” informacji i linków na czat spotkania, a także dzielić wszystkich uczestników na mniejsze grupy rozmawiające w oddzielnych tzw. „pokojach”.

• Kalendarz – ułatwia planowanie zadań i spotkań zarówno stacjonarnych jak i w formule online. Użytkownicy mają możliwość śledzenia ważnych wydarzeń, udostępniania harmonogramów pracy i przygotowywania wielu terminarzy. Dzięki systemowi zaproszeń i odpowiadania na wysłane przez nie zaproszenia wszyscy członkowie spotkania – mają jasność co do obecności współpracowników.

Dużą zaletą kalendarza jest jego integracja z dokumentami na dysku, dzięki czemu do każdego spotkania można załączyć odpowiednie dokumenty np. notatkę z jego przebiegu lub materiały szkoleniowe. Poszczególni użytkownicy sami decydują, czy i jak jego spotkanie/wydarzenie w kalendarzu ma być widoczne dla pozostałych użytkowników oraz w jakim stopniu można je edytować.

• Dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje – to pozostałe narzędzia pakietu, które można tworzyć i edytować bezpośrednio w przeglądarce internetowej – nie wymagające instalowania dedykowanego oprogramowania. Na jednym utworzonym pliku może równocześnie pracować wiele osób. Każdy edytujący dokument wzajemnie widzi wprowadzane przez innych zmiany –  wszelkie modyfikacje są zapisywane automatycznie.

Podczas pracy w pliku pomocna jest możliwość oznaczania zadania do wykonania lub stawiania komentarzy skierowanych do innych współpracowników, którzy automatycznie są o tym powiadamiani.

Aplikacje i narzędzia wchodzące w skład pakietu Google Workspace (wcześniej G Suite) uruchamiane są w środowisku on-line – oznacza to, że aby z nich skorzystać potrzebna jest zainstalowana przeglądarka internetowa i z dostępem do Internetu. Nie trzeba instalować oprogramowania na urządzeniu, z którego korzysta pracownik. Współpraca przez Internet między użytkownikami odbywa się w czasie rzeczywistym. Wszyscy użytkownicy mają dostęp do aktualnej wersji dokumentów, a utworzone pliki są bezpieczne i można na nich pracować z dowolnego sprzętu (telefon komórkowy, tablet, komputer).