Zarządzanie i organizacja szkoleń w formie e-learningu
Firma, która wdraża w swoich strukturach lub ofercie edukacyjnej nauczanie w formie e-learningu, musi zdecydować – w jaki sposób będzie zarządzała tym systemem nauczania. Rozwiązań organizacyjnych jest wiele. Zarządzaniem i administracją może zająć się oddzielny dział lub wyznaczeni do tego celu pracownicy o odpowiednich kwalifikacjach.
Zarządzanie procesem wdrożenia oraz eksploatacji e-learningu w organizacji związane jest ze znajomością zarządzania zasobami: technicznymi, finansowymi oraz ludzkimi.
Organizacja, która uruchamia w ramach swojej działalności e-learning, może do zarządzania nim stworzyć oddzielny dział lub wyznaczyć do tego pracowników z działu szkoleń tradycyjnych. Zależy to od posiadanych przez pracowników kwalifikacji, od zasobów firmy oraz skali wdrożenia.
Dział e-learningu – kto go tworzy?
Dział e-learningu to dział skupiający osoby o bardzo szerokich kompetencjach, począwszy od kompetencji twardych – technicznych, związanych z obsługą narzędzi przeznaczonych do tworzenia treści szkoleń w formie e-learningu i zarządzania nimi oraz obsługą różnego rodzaju systemów zarządzania szkoleniami, poprzez kompetencje związane z prowadzeniem zajęć edukacyjnych w organizacjach, a skończywszy na kompetencjach miękkich związanych z metodyką zdalnego nauczania, wsparciem merytorycznym oraz aspektami socjologiczno-psychologicznymi kursów. W związku z tym w dziale e-learningu powinny współpracować ze sobą następujące osoby:
– pracownicy techniczni odpowiedzialni za tworzenie szkoleń e-learningowych (tzw. kursy online),
– pracownicy techniczni odpowiedzialni za zarządzanie szkoleniami,
– pracownicy odpowiedzialni za politykę szkoleniową,
– metodycy nauczania zdalnego,
– wsparcie (mentorzy, eksperci, konsultanci zewnętrzni).
Organizacja szkoleń a zadania pracowników z działu e-learningu
W dziele zajmującym się organizacją szkoleń e-learningowych, każdy z pracowników musi posiadać odpowiednie kompetencje, które pozwolą mu realizować wyznaczone cele.
Zadania pracowników działu e-learningu:
Osoby techniczne odpowiadające za tworzenie szkoleń
– znajomość narzędzi do tworzenia szkoleń,
– umiejętność tworzenia scenariuszy zajęć/lekcji edukacyjnych,
– znajomość programów graficznych,
– znajomość programów do przetwarzania dźwięku
– umiejętność przetwarzania scenariuszy szkoleń stacjonarnych na szkolenia w trybie e-learning.
Osoby techniczne odpowiadające za zarządzanie szkoleniami
– umiejętność administrowania platformą edukacyjną lub innym systemem e-learninogwym,
– umiejętność zarządzania szkoleniami zdalnymi z poziomu platformy e-learnignowej,
– umiejętność implementacji różnego typu materiałów edukacyjnych na platformę edukacyjną,
– umiejętność przygotowywania różnego typu raportów na potrzeby klientów wewnętrznych w organizacji/firmie.
Osoby odpowiadające za politykę szkoleniową
– umiejętność określania potrzeb szkoleniowych użytkowników szkoleń w zakresie e-learningu,
– umiejętność prowadzenia marketingu wewnętrznego szkoleń zdalnych,
– umiejętność właściwego doboru metod dydaktycznych i form przekazu w formie e-learning,
– umiejętność badania rentowności szkoleń e-learningowych.
Metodycy nauczania zdalnego
– umiejętność przygotowywania programów szkoleń e-learningowych,
– znajomość metodyki i standardów opracowywania treści i materiałów szkoleń e-learningowych,
– umiejętność tworzenia scenariuszy lekcji/zajęć,
– umiejętność przekładania treści w formie tradycyjnej na treści w formie zdalnej,
– umiejętność doboru odpowiednich form przekazu do merytorycznej zawartości szkolenia e-learning,
– umiejętności doboru odpowiednich form aktywności uczestników szkolenia do merytorycznej zawartości szkolenia e-learningowego.
Wsparcie (mentorzy, konsultanci zewnętrzni i eksperci)
– znajomość różnego typu metod wsparcia mentorskiego/eksperckiego,
– znajomość metod doboru wsparcia do specyfiki grupy edukacyjnej,
– znajomość metod doboru wsparcia do rodzaju treści w szkoleniach e-learningowych,
– umiejętność wyboru metod wsparcia z palety dostępnych narzędzi na rynku,
– wiedza oraz doświadczenie w zakresie przygotowanego szkolenia (dotyczy konsultanta zewnętrznego).
Ważne jest również to, że nad koordynacją i spójnością pełnionych zadań wszystkich osób w dziale powinna czuwać jedna osoba zarządzająca – menedżer ds. e-learningu. To osoba, która powinna posiadać wiedzę w zakresie wszelkich wymienionych obszarów kompetencji na poszczególnych stanowiskach w dziale e-learning, jak również umiejętność zarządzania i koordynacji prac całego zespołu w stosunku do wymagań klientów wewnętrznych organizacji.
Zadaniem menedżera działu e-szkoleń jest nie tylko koordynacja działań zespołu, ale również rozwój systemu i narzędzi e-learning wdrożonych w danej organizacji . W związku z tym osoba ta powinna znać specyfikę funkcjonowania portali edukacyjnych oraz potrzeby, oczekiwania i możliwości różnego typu użytkowników portali edukacyjnych. Znać się na szeroko pojmowanej dziedzinie: zarządzania dydaktyką oraz organizacja szkoleń.